グループ上映実施マニュアル (2007年12月から出前等の申し込みは、小天内で窓口が1本化されました)

この色は申込者
ピンク色はインフォメーションセンター
水色はマネージャ
黄色は操作者(上映担当者)
がそれぞれ担当します。

申込まで (2007年12月から出前等の申し込みは、小天内で窓口が1本化されました)

■希望者がホームページからアクセス

  1. ホームページの説明を読んで申し込み用紙をダウンロード 申し込み用紙 .txt
  2. 申込用紙に記入
  3. 郵送/ファックスで送付(すくなくとも2週間前までに着くこと)
  4. (特例として、4次元団員が知人のときは団員に託してもかまわない。)

■希望者がインフォメーションセンターに問い合わせ

>インターネットが使える場合。

「インターネットで申込書をダウンロードしてお申し込みください。 詳しくは、やまがた天文台のホームページで4次元宇宙シアター、 グループ上映申込を選んで下さい。 やまがた天文台のホームページは「やまがた天文台」か 「4次元宇宙シアター」で検索するか、
http://astr-www.kj.yamagata-u.ac.jp を御覧下さい。」

>インターネットが使えない場合。

  1. 「おそれいりますが、日中インフォメーションセンターにおいでになるか、 土曜日の夜の天文台に申込用紙を取りに来てください。」 「インフォメーションセンターの開いている時間は□□です。 また、天文台の開いている日時は□□です。」
  2. 実際に訪問があったときには、 申込方法が書かれたプリント と申込用紙を渡す。 (天文台で申込用紙をもらってその場で記入したときは、特例として、 4次元団員に託してもかまわない。)

申込まれてから

□小天のポストに郵送・ファックスで申込用紙が来る。
□気がついた人が(それが私の運命と思って)
(1)準備室入口の劇団4次元のボックスに 申込用紙をいれる。
(2)申込があったことを astro-virに流す。
(3)(団員が直接受け取った時はここまでを自分でやる)

受付処理をマネージャが行う

  1. マネージャが申込書を受け取る
  2. 申込者に申込が届いたことをすぐに連絡。 「これから調整にはいるのでお待ち下さい。」 記入不備の点を聞いたり、番組希望や先方の都合などを確認。 これから調整に入るのでお待ちください、の連絡
  3. ミーティングやメールで操作者(受入担当)を決める
    必要があれば申込者と再打合せ。
  4. 決定したら、担当者にバトンタッチ。 このときこのマニュアルを担当者に伝達する。 マネージャーの仕事は終わり。
  5. 調整が付かないときは、付かない旨を連絡し、また、別の機会に 申し込んでいただくことにして一旦キャンセル処理する。 これで、マネージャ−仕事は終わり。

いよいよ実施

実施計画の決定

  1. 操作者は実施記録(様式2)をダウンロードして入手。
    (実施記録(様式2) pdf)
  2. 実施記録の計画欄に記入
  3. 申し込み者に必要事項(集合場所時間など)を連絡
  4. メールリストにて団員に実施予定を連絡。

準備作業(持ち帰り資料印刷)など

実施

終わったら、

  1. 操作者は実施記録の報告欄に必要事項を記入
  2. 実施記録のコピーと参加費を会計ポストへ
  3. 申込書・実施記録の両方を準備室にある 「4次元グループ上映」のファイルに綴じる

終了(ごくろうさまでした)